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¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?

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Es el documento generado por medios informáticos en formato electrónico que soporta transacciones de venta de bienes y servicios, y que reemplaza al documento físico en papel pero conserva su mismo valor legal y, además, garantiza en todo momento la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

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     Características:

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1. Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar por la DIAN.

2. Llevar la numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

3. Cumplir con los requisitos del artículo 617 del Estatuto Tributario y discriminar el impuesto al consumo cuando sea el caso.

4. Incluye la firma digital o electrónica para garantizar autenticidad e integridad y no repudio de la factura electrónica, de acuerdo con la política de firma adoptada por la DIAN.

5. Incluye el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

6. Código QR

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     Para la emisión de una factura electrónica se deben realizar las siguientes validaciones:​

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• Cantidad de los productos mayor que cero.

• Porcentaje menor o igual que 100.

• Fecha de emisión del documento (no mayor a la fecha actual).

• Valor de los productos igual al valor en la factura.

• Valor del producto igual al precio por la cantidad.

• Valor sin impuestos de la factura (la suma de los valores de los productos sin incluir IVA ni retenciones).

• Valor total de la factura (la suma de los importes brutos más cargos, menos descuentos).

• Valor de la base imponible (total de las líneas más los cargos menos los descuentos).

• Valor total de los descuentos (la suma de los descuentos de los productos y los descuentos generales).

• Valor total de los cargos (la suma de los cargos de los productos).

• Fecha de vencimiento (mayor a la fecha de la factura).

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¿QUÉ ES UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?

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Es cualquier documento cuyo soporte material es algún tipo de dispositivo digital, que para ser consultado, interpretado o reproducido, debe ser accedido desde un computador u otro dispositivo con capacidad de acceder a información en medios magnéticos. En resumen, un documento electrónico se compone de una data (XML), una representación gráfica y uno o varios adjuntos.

 

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR LA FACTURA ELECTRÓNICA PARA LAS EMPRESAS?

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Hay múltiples beneficios para las empresas que implementen la factura electrónica, dentro de los que están:

• Eliminación de riesgos de pérdida de documentos físicos.

• Hace eficiente la gestión documental.

• Cuidado y protección con el medio ambiente.

• Consulta en línea.

• Tiempos de entrega de una factura pasan de días a minutos.

• Mejora en la calidad de datos, se controlan documentos electrónicos.

• Incremento exponencial en el proceso de aceptación y rechazo de la factura, mejorando el tiempo de contabilización de la factura de hasta tres días.

• Impacto positivo en el flujo de caja por la mejora en el tiempo de contabilización.

• Reducción en costos asociados con facturación de hasta 85 %.

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¿QUIÉN PUEDE SER PROVEEDOR TECNOLÓGICO DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

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Para que una empresa pueda ser proveedor tecnológico de Facturación Electrónica debe cumplir satisfactoriamente y a cabalidad el procedimiento de habilitación descrito en el Decreto 1625 de 2016 y la Resolución No. 0019 de la DIAN, los cuales establecen las siguientes condiciones y requisitos mínimos para los proveedores tecnológicos de factura electrónica:

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1. Tener vigente y actualizado el Registro Único Tributario (RUT).

2. Ser responsable del pago de impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.

3. Estar acreditado con certificación ISO 27001.

4. Poseer a la fecha de solicitud un patrimonio líquido igual o superior a 20.000 UVT y activos fijos que representen al menos 50% del patrimonio líquido.

5. Cumplir con las condiciones de operatividad tecnológica señaladas por la DIAN Mediante la Resolución, la DIAN certificó a CADENA S.A., para prestar servicios de proveedor tecnológico de factura electrónica bajo los parámetros establecidos en el Decreto 2242 de 2015, el cual reglamenta las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

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¿QUIÉNES PUEDEN FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE?

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Las personas naturales o jurídicas que sean voluntarias o que hagan parte de los obligados a facturar electrónicamente por parte la DIAN. Es habilitado como facturador electrónico el obligado o voluntario a facturar cuyo software realizó pruebas técnicas en el servicio electrónico dispuesto por la DIAN y cumple con las especificaciones técnicas establecidas.

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Pueden facturar electrónicamente:

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Voluntarios

• Obligados y no obligados a facturar.

• Disponibilidad de tiempo para habilitarse como facturadores electrónicos.

• Cuentan con un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos.

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Obligados a facturar

• Seleccionados paulatinamente a través de Resoluciones de la DIAN.

• Cuentan con un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos: 3 meses que les otorga el Decreto 2242 y 3 meses adicionales que les otorga el Estatuto Tributario.

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¿QUÉ PASOS DEBO REALIZAR PARA LA HABILITACIÓN COMO FACTURADOR ELECTRÓNICO?

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La DIAN establece los siguientes pasos para ser un Facturador Electrónico:

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1. Asociar el proveedor de software con el que va a realizar la Facturación Electrónica.

2. Solicitar el rango de numeración (cuando se vaya a iniciar la facturación electrónica y se suspenda la expedición de facturas bajo otra modalidad).

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¿DESPUÉS DE OPTAR POR FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE SE PUEDE RENUNCIAR A ESTE ESQUEMA Y VOLVER A FACTURAR POR COMPUTADOR O TALONARIO?

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De acuerdo con el articulo 20, numeral 1 del Decreto 2242 de 2015, a partir del momento en que se notifique la resolución de habilitación para facturar electrónicamente, el obligado a facturar deberá cesar la expedición de facturas por computador y en papel; salvo en los casos de contingencia, para los que podrá utilizar la facturación en papel. Luego de habilitado para facturar electrónicamente no podrá dejar de hacerlo por éste mecanismo.

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¿CUÁLES SON LAS NORMAS EXISTENTES SOBRE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA?

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A nivel tributario:

• El artículo 26 de la Ley 962 de 2005 (Racionalización de tramites) define que la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, garantizando la autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de conservación, aplicando el principio de neutralidad tecnológica.

• El Artículo 616-1 del Estatuto Tributario - la factura electrónica es equivalente a la factura de venta.

• Artículo 511, 615 del Estatuto Tributario - obligados a expedir y entregar factura o documento equivalente.

• Artículo 617 Requisitos de la factura para efectos tributarios.

• Artículo 618 La factura o documento equivalente, exigible por los adquirentes.

• Artículo 684-2 La DIAN puede prescribir sistemas técnicos de control a determinados contribuyentes o sectores.

• El Decreto 2242 de 2015 que establece las condiciones de expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal.

• Resolución 00010 de 06 de febrero 2018, Selección de contribuyentes para facturar electrónicamente.

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Relacionadas con el comercio electrónico:

• Ley 527 de 1999 reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, entidades de certificación.

• Ley 1480 de 2011 expide el estatuto del consumidor, siendo su objeto proteger, promover y garantizar la efectividad y el libre ejercicio de los derechos de los consumidores, así como amparar el respeto a su dignidad y a sus intereses económicos.

• Decreto 2364 de 2012 reglamenta la firma electrónica.

• Ley 1581 de 2012 protección de datos personales.

• Ley 1266 de 2008 información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y de terceros países.

• Decreto 333 de 2014 - características y requerimientos de las entidades de certificación.

• Decreto 1349 de 2016 - Factura Electrónica como título valor.

• Resolución No. 000019 de 2016 Mediante la cual se prescribe un sistema técnico de control para la factura electrónica acorde con el Decreto 2242 de 2015, se señalan los procedimientos que deben agotar y los requisitos que deben cumplir los sujetos del ámbito de este decreto y se disponen otros aspectos en relación con la factura electrónica. Resolución 0055 del 14 de julio de 2016 (Artículo 8. Modificar el numeral 1 del artículo 11 de la Resolución 0019 del 24 de febrero de 2016) - En caso de inconvenientes técnicos el obligado a facturar podrá hacerlo con la modalidad de facturación por talonarios de contingencia, en las condiciones allí establecidas.

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¿PARA QUÉ SON UTILIZADOS LOS CERTIFICADOS DIGITALES EN LOS DOCUMENTOS?

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El Certificado Digital es el medio que permite garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona en Internet. Se trata de un requisito indispensable para que las instituciones puedan ofrecer servicios seguros. La firma electrónica de documentos garantiza la seguridad de que éste es el original y no ha sido manipulado, La posesión de un certificado digital nos permitirá establecer comunicaciones seguras con las administraciones públicas que desarrollen servicios a través de Internet mediante el uso de la firma digital.  De esta manera podremos realizar multitud de trámites sin necesidad de desplazarnos a las oficinas de la administración correspondiente.

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¿QUÉ ES EL RUT?

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El Número de Identificación Tributaria - NIT constituye el número de identificación de los inscritos en el RUT. Permite individualizar a los contribuyentes y usuarios, para todos los efectos en materia tributaria, aduanera y cambiaria (artículo 4º del Decreto 2788 de 2004), y en especial para el cumplimiento de las obligaciones de dicha naturaleza. Deben solicitarlo todos las personas naturales y jurídicas. Para las personas naturales corresponde al número de cédula seguido de un dígito de verificación. Para las personas jurídicas lo asigna directamente el sistema, Actualmente se expiden con el numero 901.xxx.xxx- X o sea nueve dígitos mas un dígito de verificación.

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¿QUÉ ES EL CUFE?

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Es el Código Único de Facturación Electrónica, que permite a la DIAN identificar inequívocamente una factura electrónica en el territorio nacional. Es un texto alfanumérico que se halla a través de un mecanismo establecido por la DIAN, el cual se forma tomando datos de la factura. Es requerido por la DIAN.
El CUFE contiene 40 caracteres, puede ubicarse en cualquier parte de la representación gráfica de la factura y es requerido para las facturas de venta y de exportación.

Se calcula de la siguiente manera:

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NumFac: Número de factura.

FecFac: Fecha de factura en formato (Java) YYYYmmddHHMMss.

ValFac: Valor Factura sin IVA, con punto decimal, con decimales a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos.

CodImp1: 01

ValImp1: Valor impuesto 01, con punto decimal, con decimales a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos.

CodImp2: 02

ValImp2: Valor impuesto 02, con punto decimal, con decimales a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos.

CodImp3: 03

ValImp3: Valor impuesto 03, con punto decimal, con decimales a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos.

ValImp: Valor IVA, con punto decimal, con decimales a dos (2) dígitos, sin separadores de miles, ni símbolo pesos.

NitOFE: NIT del Facturador Electrónico sin puntos ni guiones, sin dígito de verificación.

TipAdq: Tipo de adquirente, de acuerdo con la tabla. Tipos de documentos de identidad del «Anexo 001 Formato estándar XML de la Factura, notas débito y notas crédito electrónicos».

NumAdq: Número de identificación del adquirente sin punto ni guiones, sin dígito de verificación.

CITec = Clave Técnica del rango de facturación.

CUFE: SHA-1(Numfac + FecFac + ValFac + Codimp1 + Valimp1 + Codimp2 + Valimp2 + Codimp3 + Valimp3 + Valimp + NitOFE + TipAdq + NumAdq + CITec).

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¿QUÉ ES EL QR?

(Quick Response)

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Es un tipo de código de barra el cual contiene datos de la factura, permitiendo almacenar gran cantidad de información alfanumérica.  Es requerido por la DIAN para Facturas de venta.
El tamaño mínimo que debe tener el código bidimensional QR es de 2cm para facilitar la lectura por los diferentes dispositivos. Se puede ubicar en cualquier parte de la representación gráfica de la factura.

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¿QUIÉN GENERA LAS NUMERACIONES DE LOS DOCUMENTOS?

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Para las Facturas, debe solicitarse el rango de numeración a la DIAN. Para las Notas Crédito y Notas Débito se utiliza una numeración automática.

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¿SE PUEDE CAMBIAR EL PREFIJO DE UN FOLIO?

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No es posible, tanto el prefijo como la numeración son autorizadas por la DIAN. En este caso se debe solicitar una nueva numeración (DIAN) y colocarle el prefijo que se desea usar.

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¿QUÉ ES LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE UN DOCUMENTO ELECTRÓNICO?

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Es un documento que los obligados a facturar electrónicamente dispondrán para los adquirentes o compradores de sus bienes y/o servicios cuando ellos no dispongan de los medios técnicos y/o tecnológicos para recibir la factura en el formato estándar de generación XML. Dicha representación debe contener las características técnicas establecidas por la DIAN. Para estos casos, el obligado a facturar electrónicamente, podrá disponer la representación gráfica en sitios electrónicos para la consulta del adquirente y/o remitirlo a buzones electrónicos, según se acuerde con el comprador.

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La representación gráfica debe contener lo siguiente:

• Información del emisor Información del adquiriente o comprador

• Tipo de documento emitido

• Datos del documento

• Descripción de los producto y/o servicio facturado

• Resumen de impuesto

• Código QR

• CUFE

• Firma Electrónica 

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¿QUIÉN CREA Y/O MODIFICA LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA?

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La representación gráfica la crea el Proveedor tecnológico, ya que debe incluir en la misma el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y el QR (Código de Barra requerido por la DIAN).

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¿QUIÉN ES EL ADQUIRIENTE, COMPRADOR O RECEPTOR?

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Es la persona natural o jurídica que adquiere o compra bienes o servicios. El adquiriente debe exigir factura o documento equivalente. En caso de factura electrónica, tiene la posibilidad de realizar su aceptación o rechazo en línea.

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¿QUÉ ES EL ACUSE DE RECIBO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA?

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Es el mensaje de datos a través del cual el adquirente o comprador a quien le fue facturado de forma electrónica, manifiesta que la factura fue recibida por sus sistemas de información.  El adquirente puede hacerlo a través de sus propios sistemas de información o a través de los medios que disponga para ello el facturador electrónico.

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¿CÓMO SE ANULA UN DOCUMENTO?

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La factura se puede anular únicamente con una nota crédito por el mismo valor por el que fue creada, las NC y ND no se pueden anular.

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¿QUÉ ES NOTA CRÉDITO?

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Es un comprobante que el facturador envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Los casos que dan origen a la nota de crédito incluyen: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, corrección de errores por exceso de facturación. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta respectiva.

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Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del caso), valor unitario y valor total. El formato establecido por la DIAN es XML el cual es de obligatorio uso por los sujetos involucrados con la facturación electrónica.

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Para emitir una Nota Crédito se deben realizar ciertas validaciones como son:

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• Fecha de la Nota Crédito (debe ser mayor o igual a la fecha de la Factura.)

• No emitir Nota Crédito total o parcial a una factura que previamente haya sido anulada por otra Nota Crédito.

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¿QUÉ ES NOTA DÉBITO?

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Es un comprobante que el facturador envía a su cliente, en la que se le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que se indica en la misma nota. 
Este documento incrementa el valor de la deuda o saldo de la cuenta, ya sea por un error en la facturación, interés por mora en el pago, o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
El formato establecido por la DIAN es XML el cual es de obligatorio uso por los sujetos involucrados con la facturación electrónica.

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¿LAS NOTAS CRÉDITO, NOTAS DÉBITO Y CONTINGENCIA DEBEN LLEVAR CUFE Y QR?

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• Las notas no tienen CUFE y QR.

• La factura expedida en contingencia, por talonario, no lleva QR  y CUFE.

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El Art 15 de la resolución señala cuatro (4) Contingencias:

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1. Por fallas del obligado a facturar o fallas en los servicios del proveedor.

2. La atribuible al adquirente.

3. Por fallas en los sistemas de la DIAN.

4. Por zona geográfica específica.

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La factura expedida en contingencia, por talonario, no lleva QR.

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Para mayor información por favor llenar el formulario que se encuentra en la parte superior de esta página o bien llamar a los teléfonos que se muestran en el encabezado, donde un asesor podrá brindarle toda la asesoría que usted requiera.