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Todo sobre la nómina electrónica en Colombia

Actualizado: 18 sept 2023

Todo sobre la nómina electrónica en Colombia

La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacional – DIAN de Colombia, ha puesto en marcha su plan para la implementación de las nóminas electrónicas dentro de su sistema de facturación.

Tal y como está dispuesto en el Proyecto Resolución, las empresas deberían adaptar sus sistemas de facturación para comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica a partir del 30 de abril.

A falta de la resolución definitiva por parte de la DIAN, en esta disposición inicial ya se determina la funcionalidad de este tipo de documento y su anexo técnico.

El proceso de emisión de nóminas electrónicas establecido por la DIAN contempla por un lado la emisión de nómina electrónica, llamadas Documentos soporte de pago de nómina electrónica y, por otro lado, notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica, que son documentos electrónicos que deben emitirse para rectificar o modificar las nóminas electrónicas en caso de error.

Ambos documentos deben ser firmados electrónicamente por las empresas y remitidos a la DIAN para su validación.

  • ¿Qué es el Documento soporte de pago de nómina electrónica?

  • ¿Qué son las notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica?

  • ¿Qué empresas deben emitir nóminas electrónicas?

  • Calendario de implementación

  • Requisitos para emitir nóminas electrónicas en Colombia

  • Características del Documento soporte de pago de nómina electrónica

¿Qué es el Documento soporte de pago de nómina electrónica?

El nombre que reciben las nóminas electrónicas. Refleja la retribución percibida de una persona derivada de su relación laboral con una empresa.

¿Qué son las notas de ajuste del documento de soporte de pago de nómina electrónica?

Documentos electrónicos para la rectificación o modificación de nóminas.

¿Qué empresas deben emitir nóminas electrónicas?

Todas aquellas sujetas al pago del impuesto sobre la renta y el IVA que realicen pagos de nómina.

Calendario de implementación

La DIAN ha previsto un cronograma de adopción escalonado según el número de empleados de las empresas.

  • 30/04/2021: Más de 251 empleados.

  • 31/05/2021: Entre 11 y 250 empleados

  • 30/06/2021: Entre 4 y 10 empleados.

  • 31/07/2021: Hasta 3 empleados.

  • 31/01/2022: Empresas no obligadas a expedir factura electrónica de venta.

La resolución además contempla que cualquier empresa puede anticiparse al cronograma establecido y comenzar a emitir las nóminas de forma electrónica.

Requisitos para emitir nóminas electrónicas en Colombia

  • Habilitación por parte de la DIAN para poder generar y transmitir las nóminas electrónicas y las notas de ajuste del documento de soporte de nóminas electrónicas.

  • Contar con firma digital.

Características del Documento soporte de pago de nómina electrónica

Información que debe contener Documento soporte de pago de nómina electrónica

  • Datos personales del empleado y de la empresa

  • El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica- CUNE.

  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina

  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina

  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total de deducido de nómina.

  • El medio de pago,

  • Fecha y hora de generación.

  • Firma digital de la empresa.

  • Identificación del proveedor tecnológico.

Información que debe contener la Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica

  • Estar denominada expresamente como nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.

  • Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva.

  • La fecha de generación del CUNE de la nómina electrónica a la que corresponde.

  • El código único de documento soporte de pago Electrónico -CUNE.

  • El tipo de documento de ajuste según corresponda.

  • La fecha y hora de generación.

  • La fecha y hora de validación del documento soporte de pago de nómina que se anula.

  • Datos de la empresa y del empleado.

  • Firma digital de la empresa.

Periodicidad

Conforme se tenga establecida en contrato.

Formato

PDF/XML.

Siguiendo los pasos de otros países como México, Colombia da un paso más en su proceso de digitalización de la economía. Sin embargo, a diferencia de México, la DIAN no exige la firma electrónica por parte de los empleados, haciendo el proceso más sencillo. La estandarización de las nóminas ayudará a tener un acceso a la información más eficiente e inmediato. En breve les hablaremos sobre la contabilidad electrónica...



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