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PQR: Generación de Eventos Título Valor (acuses de facturas).

Actualizado: 18 sept 2023


Las 52 preguntas más comunes en la generación de eventos título valor

Todos los días recibimos muchas consultas sobre la generación de Eventos Título Valor (ETV o acuses de recepción), y esto se debe a que hay mucha falta de información sea por la autoridad o por los profesionales contables que en muchos casos no se toman el tiempo de actualizarse en el ámbito del ecosistema de documentos electrónicos.


Resulta obvio que dicha falta de información y conocimiento llegan a ocasionar en muchas de las veces, grandes problemas y dolores de cabeza; pero no te preocupes, En Facturatech te hemos compilado las 52 preguntas que más comúnmente nos hacen nuestros clientes con sus respectivas respuestas claras y concisas, pero sobre todo APEGADAS A LA NORMA VIGENTE de la autoridad (DIAN y SIC).



01. Si soy un comprador y recibo una factura a Crédito o una factura con una fecha de vencimiento diferente a la de emisión ¿qué acuses son los que me corresponde generar?


Como comprador debes hacer lo siguiente:

  1. Generación del acuse de recibo de la factura.

  2. Generación del acuse de los servicios o mercancías.

  3. Generación de un rechazo o reclamo (en el caso que aplique).

  4. Generación del acuse de la Aceptación Expresa.

02. ¿Cuál es el correo que proporciona Facturatech para el uso del buzón tributario?


El correo que te proporcionamos está conformado por tu NIT sin puntos ni guiones ni dígito verificador @recepciondefacturas.co.

Ejemplo:

Si tu NIT es 123456789-0, tu correo de buzón tributario sería 123456789@recepcióndefacturas.co

03. ¿Cuando me envían una factura de contado, me consume un folio?

Si, sólo se consume un folio que acredita la recepción / validación y almacenamiento de la factura.

Es importante recordar que, a las facturas de contado no se les generan acuses siempre y cuando la fecha de emisión sea igual a la fecha de vencimiento, o esta, no contenga fecha de vencimiento.

04. ¿A qué otros documentos se les deben generar acuses?

A ningún otro. Los acuses de Título Valor se generan única y exclusivamente a las facturas de venta a crédito o con fecha de vencimiento diferente a la de emisión.

05. Cuando compré las facturas se me asignó el modulo de recepción; ¿debo pagar algo adicional por el uso del buzón tributario?

El uso del Buzón Tributario o módulo de recepción no tiene costo de renta fija. Este buzón se habilita de forma gratuita al adquirir un paquete de documentos electrónicos.

Los folios de este paquete adquirido son los que se irán consumiendo con las facturas de contado recibidas y con la generación de acuses Título Valor que se realizarán en el caso de recibir facturas a crédito o con fecha de vencimiento distinta a la de emisión.

06. Cuando las facturas son a crédito pero estas se cancelan de manera anticipada, es decir, antes de la fecha de vencimiento, ¿se les deben generar los acuses?

Siempre que una factura emitida tenga el método de pago a crédito o tenga fecha de vencimiento diferente a la fecha de emisión, se le deben generar los eventos título valor.

07. Si la mercancía llega mucho después que la factura, digamos una semana o dos después, ¿qué procede?

En este caso es muy importante aclarar que entre la generación del primer acuse y el segundo, no hay un tiempo determinado por la norma para su emisión; sin embargo, lo recomendable cuando se quiera negociar la factura, es no esperar a emitir dichos eventos en fechas cercanas al día de su vencimiento, ya que con ello se limita la circulación.

08. ¿Cómo se pueden validar las facturas emitidas antes del 13 de julio para que se conviertan en Título Valor y así poder cargarlas al RADIAN para poder negociarlas?

En este caso, puedes reenviarle a tu comprador la factura a su buzón tributario y solicitarle que genere los acuses correspondientes, ya que actualmente para poder participar en el RADIAN, las facturas a crédito deben contar con la figura de Título Valor.

09. ¿Qué sucede con las notas de crédito que se le generen a la factura?

El proceso es el mismo, se pueden generar notas de crédito a la factura ANTES de emitir los acuses si es que algo en la factura no está correcto o las mercancías estén dañadas o el servicio recibido no sea el adecuado. En este caso se puede aplicar el rechazo o reclamo (según sea el caso).

Cuando sea nota de crédito parcial, quedará directamente registrado y vinculado a la factura, y en el caso de una nota de crédito total, se tendrá que generar una nueva factura y posteriormente generar los acuses a este nuevo documento.

10. ¿Cómo puedo validar en la DIAN si mis facturas ya son Título Valor y cómo puedo verificarlo en mi portal Facturatech?

Para poder validar en la DIAN el estatus de tus facturas en la siguiente liga: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/User/SearchDocument; y para identificar en tu plataforma Facturatech que facturas ya cuentan con la cualidad de Título Valor, podrás hacerlo haciendo click en el icono con el cual podrás validar los eventos ya emitidos.

Para poder descargar el Certificado Título Valor, deberás hacerlo mediante este otro icono:

11. Las facturas que llegan a mi correo personal o empresarial, ¿las puedo reenviar a mi Buzón Tributario y con ello tendrán la misma validez ante la DIAN?

Si, si se pueden reenviar las facturas recibidas en cualquier buzón de correo y éstas tendrán la misma validez y podrán ser negociadas siempre y cuando se generen los acuses correspondientes a las facturas que apliquen.

12. ¿Se puede hacer el proceso de los eventos en un único paso y en bloque?

No. Cada acuse requiere de un proceso propio en el que se tiene que especificar incluso la persona que emitirá el acuse.

13. ¿El Buzón Tributario de Facturatech está completamente operativo y cumple con todos los requisitos exigidos por la DIAN?

La respuesta es SI. Cabe mencionar que como en cada proceso que se realiza en Facturatech, el buzón irá presentando actualizaciones (sin costo) que harán aún más ágil, simple y eficiente el uso de nuestra herramienta.

14. ¿Estamos obligados a contar con un Buzón Tributario los que recibimos facturas a crédito?

No, pero sí existe la obligación de llevar a cabo la generación de los respectivos acuses para la deducción de las facturas a crédito como comprador, y el medio más adecuado y óptimo es hacerlo a través de un Buzón Tributario.

15. ¿Cómo puedo yo obtener el Buzón Tributario Facturatech?

Con nosotros es simple: Lo único que debes hacer es adquirir un paquete de Documentos Electrónicos desde nuestro portal (click aquí para adquirirlo). Con ese paquete puedes emitir Facturas Electrónicas, recibir tus facturas en el Buzón Tributario y por supuesto, generar los acuses a dichas facturas recibidas.

Si ya eres cliente nuestro, simplemente ingresa a tu plataforma Facturatech y haz click en el botón de "COMPRAR FOLIOS" y desde ahí podrás generar tu compra.

16. ¿Qué pasa con las Facturas Electrónicas que emito? ¿La plataforma Facturatech cuenta con opción para validar en que estatus se encuentran?

Si. Desde la sección de "COMPROBANTES / FACTURACIÓN / COMPROBANTES", aparecerá este ícono al lado de la factura. Con él, podrás ver los eventos que se han generado al documento siempre y cuando el XML de los eventos sea enviado al buzón.

17. Si el cliente no hace la Aceptación Expresa a la factura, ¿Yo puedo generar en cualquier momento una nota de crédito a dicho documento?

La emisión de una Nota de Crédito en este caso, sólo aplica si el comprador emite un rechazo. Lo que procede es que si el comprador no emite la Aceptación Expresa, tras 72 horas (hábiles) de recibida la factura, el emisor puede generar la Aceptación Tácita, ya que no existe reclamo alguno.

18. ¿Puedo hacer el rechazo de la mercancía sin pasar por los dos primeros acuses?

No. El proceso debe seguir un orden que es el siguiente:

  1. Generación del Acuse de Recibo de la factura.

  2. Generación del Acuse de Recibido del servicio o mercancías.

  3. Generación de un rechazo o reclamo (en caso que aplique).

  4. Generación del Acuse de Aceptación Expresa (comprador) o la Aceptación Tácita (vendedor).

19. Si soy emisor de las facturas, ¿debo reportarlas en el Buzón Facturatech?

No, éstas ya estarán registradas en COMPROBANTES / FACTURACIÓN / COMPROBANTES, ahí se almacena esta información.

20. ¿Todos debemos hacer la publicación de nuestras facturas en el RADIAN?

No. En el RADIAN únicamente participan los emisores de las facturas que decidan ofertarlas o ponerlas en circulación para que una entidad financiera o Factor las compre.

Esto es un proceso completamente independiente.

21. ¿Qué sucede con las facturas que a partir de la vigencia no se le han generado los acuses?

El comprador no podrá hacer deducibles las facturas a las cuales no les genere los acuses correspondientes; aunado a esto, podría hacerse acreedor a una sanción por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por impedir la libre circulación de las mismas.

22. Si la factura no está inscrita en el RADIAN, ¿tiene validez tributaria?

Si, si tiene validez tributaria, siempre y cuando se le hayan generado los acuses correspondientes.

Es importante recordar que el RADIAN es una plataforma independiente, en la cual se inscriben o registran sólo las facturas que serán ofertadas a alguna entidad financiera, y esto es completamente independiente al BUZÓN TRIBUTARIO.

23. Los no obligados a facturar y las entidades públicas, ¿deben generar los tres eventos?

Todo aquel sujeto que reciba una Factura Electrónica de Venta, ya sea a crédito o con fecha de vencimiento diferente a la de emisión, sin importar el tipo de régimen o la calidad de contribuyente que sea, deberá generar estos tres acuses.

24. Si la factura llega mucho después de la fecha del acuse de recepción de la misma, ¿qué debo hacer?

Este supuesto es imposible, ya que no se puede generar un acuse de recepción de factura a un documento que aún no se encuentra en el Buzón Tributario.

​Sólo en el caso de que la factura no llegue directamente al Buzón Tributario, el usuario cuenta con la opción de cargar la factura en forma manual; importante señalar que cuando se hace de este modo, el sistema no puede aplicar todas las validaciones de recepción (comprobar XML, etc.).

25. ¿Cuánto tiempo tengo para implementar Buzón Tributario?

El proceso inició desde el 13 de Julio de 2022, por lo que todo sujeto receptor de facturas ya tendría que haberlo implementado. Si aún no lo has hecho, contáctanos de inmediato, ya que como mencionamos en el punto 21, no podrás hacer deducibles dichas facturas e incluso hacerte acreedor a sanciones.

26. A las facturas recibidas desde el 13 de Julio y a la fecha, ¿se les deben generar los Eventos Título Valor?

Conforme a lo dispuesto en la resolución 0085, se deben generar los eventos a todas y cada una de las facturas recibidas a partir de la fecha antes mencionada.

27. ¿Qué se hace cuando ya se dieron los tres acuses pero pasados dos meses las mercancías presentan fallas y el proveedor acepta la devolución?; ¿Debo generar una nota de crédito o hay algún documento que deba emitir?

Después de haberse generado una Aceptación Expresa o Tácita, resulta imposible generar una Nota de Crédito, y no hay documento electrónico alguno que pueda generarse, por lo que en estos casos, se deberá llegar a un acuerdo entre las partes o hacer un cambio físico de producto. También se puede recurrir a la garantía del fabricante.

28. Soy vendedor. ¿Qué pasa si mi cliente no genera los eventos a la factura que le emití por lo que no se vuelve Título Valor, y peor aún, no me paga?

Este proceso también está regulado por la Ley 1676 de 2013 (Ley de Garantías Mobiliarias) y por la Superintendencia de Industria y Comercio, la cual sanciona a los compradores que limiten o no generen los acuses correspondientes; también la Ley 2155 nos indica que las facturas que no cuenten con la generación de los acuses, NO SERÁN DEDUCIBLES de impuestos.

29. ¿Es necesario generar una numeración para cada evento o con una sola se pueden manejar?

En nuestra plataforma se manejan las dos opciones. Depende de cada usuario como llevar el control interno de sus acuses.

30. ¿Cómo hago, en el portal DIAN, la habilitación para la Recepción de Facturas?

Para el proceso de Recepción de Facturas no existe una habilitación como tal. Si ya elegiste a Cadena SA (nuestro socio y aliado comercial) como proveedor tecnológico, no es necesario hacer más nada que adquirir un paquete de Documentos Electrónicos y solicitar la habilitación de tu buzón.

​Sólo en el caso de que emitas tus facturas con otro proveedor, será necesario llevar a cabo el proceso de habilitación como facturado electrónico y asociar a Cadena como proveedor tecnológico.

31. ¿Es obligatorio generar los tres acuses o puedo generar uno solo, ya que es la misma persona quien recibe la factura y las mercancías?

La generación de los acuses de Recibo de Factura y Recibo de Mercancías son obligatorios, sin importar quién o quienes los reciban. El acuse de Reclamo se emite sólo si es necesario y la aceptación expresa no es del todo obligatoria pero si muy recomendable, ya que de ese modo se aceleran los procesos entre ambas partes.

32. Tengo dudas con respecto a los clientes que manejan sucursales y son centros de costos totalmente independientes y cada una maneja sus compras y facturación por separado...

En este caso, cada sucursal contaría con su propio Buzón Tributario de manera independiente; sin embargo, y para una mejor contabilidad y simplificar búsqueda de facturas, lo más recomendable es centralizar toda la recepción a la matriz y desde ella generar los acuses, aunque este punto es decisión de cada usuario.

En nuestra plataforma es posible generar los acuses desde cada sucursal en un único Buzón Tributario centralizado. Pregúntanos como hacerlo.

33. ¿Qué datos o información debo proporcionar al realizar un acuse?

Se deben proporcionar los datos de la persona que realiza el acuse, es decir, quien esté recibiendo tanto las facturas como las mercancías. Si son personas distintas, se deberá colocar la información correspondiente a cada una de ellas.

34. Soy importador y recibo mis facturas del extranjero a crédito. ¿Cómo registro esas facturas?

Este proceso única y exclusivamente aplica para transacciones dentro del territorio nacional. Para facturas recibidas del exterior no hay reglamentación alguna al respecto, por lo que deberás seguir recibiéndolas como lo has venido haciendo hasta el día de hoy.

35. Cuando llega una factura al buzón de SPAM, ¿qué debo hacer, eliminarla?

Esta opción está disponible dentro del Buzón Tributario, pero es decisión de cada usuario eliminarla o conservarla por alguna aclaración.

36. ¿Puedo cambiar o personalizar la dirección de correo del Buzón Tributario?

No. El correo que se asigna ya está parametrizado con candados de seguridad y conectividad directa con la DIAN.

37. ¿Quién debe descargar el Certificado de Título Valor?

Se puede descargar por parte del emisor (sólo si es usuario Facturatech) y también por parte del receptor directamente en la página de la DIAN.

38. Si no genero los acuses a la factura recibida a crédito pero ya está pago, ¿puedo hacerla deducible de impuestos?

Definitivamente NO. Acá hay dos aspectos a considerar:

  • Por la parte comercial: Es obligación pagar los bienes o servicios recibidos ya adquiridos.

  • Por la parte tributaria: Si no se generan los acuses, esa factura no servirá para hacer deducciones de costos.

39. Si vendo a crédito y mi comprador ya me pagó pero no genera los acuses, ¿me puede sancionar la autoridad?

No. Tú como emisor ya estás cumpliendo con tus obligaciones; ahora bien, el comprador al no generar los acuses que le dan la figura de TÍTULO VALOR a tu Factura Electrónica, no la podrá hacer deducible de costos y además será multado y/o sancionado por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por limitar la libre circulación de la factura.

40. En la resolución dice que la norma aplica a partir del 13 de Julio, pero desde esa fecha y hasta el 25 del mismo mes se emitieron facturas de contado pero nos pagan a 30 días. En este caso ¿qué debe hacerse si ya se hizo la emisión y claramente no debió hacerse de ese modo?

Lo mas recomendable es la corrección de dichas facturas que fueron emitidas de manera errónea colocando el método de pago de forma correcta.

41. Para recibir facturas de proveedores, yo doy el correo del Buzón Tributario Facturatech. Cuando me llega una factura, ¿soy yo quién debe generar los acuses?

Si las facturas recibidas son a crédito o dicen "contado" pero tienen fecha de vencimiento diferente a la de emisión, definitivamente se deben generar los acuses y en este caso serás tú el obligado a realizarlos.

42. El acuse de Rechazo, ¿únicamente se genera después de haber generado el de Recepción de Factura y Recepción de Mercancías o puedo generarlo desde el principio o como segundo acuse?

El acuse de Rechazo única y exclusivamente puede generarse después de haber generado los dos primeros acuses (aceptación fe factura y mercancías). La DIAN es muy clara en señalar el orden correcto para la generación de los acuses.

MUY IMPORTANTE: Ten en cuenta que si desde el momento que recibes la factura, detectas algún error o inconsistencia, puedes solicitar al emisor que emita una Nota de Crédito SIN necesidad de generar cualquiera de los acuses.

43. ¿Quién sería el "comprador RADIAN?; Es decir, en caso de querer poner en venta mi factura, ¿dónde encuentro un comprador?

No existe el término "comprador RADIAN".

RADIAN es sólo una plataforma digital en la que se inscriben las facturas. Se registran y con ello, se permite la trazabilidad de cada una de ellas.

Existen entidades financieras (bancos o empresas privadas) que son quienes adquieren facturas ofertadas en este proceso. A este tipo de organizaciones se les llama "factores" y deben cumplir previamente con ciertos requisitos previstos por la DIAN para poder registrarse como compradores y poder participar y comprar facturas.

Este registro ante la DIAN es el que da certeza de que el proceso de factoring es seguro para quien oferta una factura.

44. Una vez registrada una nueva numeración en plataforma Facturatech para generación de acuses, ¿puede modificarse después?

Si es posible. Nuestra plataforma es muy amigable y permite realizar cambios siempre desde el botón "Editar".

45. En una factura de venta de CONTADO, si el cliente solicita una devolución o cambio de algún producto, ¿se realiza Nota de Crédito a la factura sin tener en cuenta los acuses o cómo sería el proceso?

Es de suma importancia recordar que la generación de acuses sólo aplica para las Facturas de Venta a Crédito o con fecha de vencimiento distinta a la de emisión.

El proceso para las Facturas de Contado y la emisión de Notas Crédito no cambia en relación al proceso que se venía manejando.

46. Si se realiza el rechazo de la factura, ¿el proveedor está obligado a cambiarla?, ¿puede negarse?

Lo primero que el proveedor debe hacer es la Nota de Crédito correspondiente a esa factura rechazada.

¿Puede negarse a cambiarla? Si, si puede hacerlo, pero esto representaría que no habría operación comercial alguna, ya que ningún comprador va a estar dispuesto a pagar un valor si no tiene documento con el cual soportar ese gasto. Dicho lo anterior, podríamos decir que en teoría no puede negarse.

47. ¿Estoy obligado a registrarme en RADIAN aún cuando no estoy interesado en negociar mis facturas?

No; la habilitación y el registro de las facturas ante el RADIAN sólo aplica para los emisores de las facturas que necesitan liquidez de manera pronta.

48. En plataforma Facturatech aparecen un sobre y otro para aceptación y rechazo. ¿estos iconos se van a segur usando?

Estos iconos seguirán habilitados por tiempo indefinido. Importante tener en cuenta que en las facturas de CONTADO, aplica "Aceptación o Rechazo", y en las que son a crédito, aplica "Gestionar Eventos".

49. En referencia al correo electrónico que se nos genera con el NIT para la Recepción de Facturas al habilitar el Buzón Tributario Facturatech

Estos iconos seguirán habilitados por tiempo indefinido. Importante tener en cuenta que en las facturas de CONTADO, aplica "Aceptación o Rechazo", y en las que son a crédito, aplica "Gestionar Eventos".

50. Si después de haber sido aceptada una factura emitida a crédito, sea en forma expresa o tácita, necesito anularla, ¿es posible hacerlo?

Definitivamente no. Debemos tener siempre presente que una vez se genera la aceptación, sea tácita o expresa, esa factura ya tiene el carácter de Título Valor, por tal motivo, no ya no hay lugar a reclamo o solicitud de nota crédito.

51. ¿Qué pasa con los proveedores que al emitirme una factura especifican "crédito a X número de días" y mi compra es de contado?

La emisión de la factura es incorrecta en la forma de pago y debemos solicitar se corrija a la brevedad.

52. ¿Qué tiempo tengo para hacer los acuses de recibo de factura y recibo de mercancías?

No existe un tiempo específico para realizar dichas acciones; sin embargo, es importante generarlas conforme se van presentando. Recordemos que es importante dar la libre circulación de la factura, y esto únicamente se logra mediante la generación de los eventos.


 

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