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Entendiendo los correos electrónicos que recibimos por parte de la DIAN

Los correos de la Dian pueden contener notificaciones sobre obligaciones tributarias, requerimientos de información, comunicaciones sobre procesos de fiscalización y otros asuntos relevantes. Es crucial entender estas comunicaciones para cumplir con las obligaciones fiscales de manera efectiva.
persona viendo su celular

Recibir una carta de la Dirección de impuestos y aduanas Nacionales –DIAN– puede generar preocupación o confusión en los contribuyentes. Sin embargo, entender las razones detrás de estas comunicaciones es crucial para manejarlas adecuadamente y cumplir con las obligaciones fiscales.


Antes de adentrarnos en estas razones es importante destacar que algunos de los mensajes falsos que suelen recibirse son los enviados a nombre de la Dian, en donde se solicita el pago de impuestos o se informa sobre el inicio de procesos administrativos por falta en el cumplimiento de obligaciones tributarias ficticias.


Aquí hay algunas razones comunes por las que podemos recibir correos de la Dian:


1.  Notificación de obligaciones tributarias y declaraciones sugeridas.

Uno de los propósitos de la Dian al enviar correos electrónicos a los contribuyentes es notificarles sobre el vencimiento próximo de sus obligaciones tributarias. La entidad utiliza este medio para recordar a los contribuyentes las fechas límite y evitar posibles sanciones por incumplimiento.


Asimismo, mediante correo electrónico la entidad podrá informar sobre la disponibilidad de declaraciones sugeridas. Estas son un mecanismo de facilitación y aprovechamiento de la información suministrada por los contribuyentes, mediante el cual la Dian pone a consideración de las personas naturales y jurídicas algunas casillas diligenciadas con dicha información.

Recuerda:
La no recepción de un correo electrónico de la Dian notificando una obligación tributaria no exime de la responsabilidad de presentar las declaraciones de impuestos correspondientes. Es recomendable mantener un seguimiento proactivo de las fechas límite y obligaciones fiscales, incluso en ausencia de notificaciones electrónicas, para evitar posibles sanciones por incumplimiento.

2.  Requerimientos ordinarios de la Dian o solicitudes de información

Recibir correos electrónicos de la administración de impuestos con requerimientos es una situación común para muchos contribuyentes. Estos requerimientos son comunicaciones administrativas dirigidas a aquellos responsables de la declaración y/o pago de impuestos. Es fundamental comprender su naturaleza y responder de manera oportuna y transparente.


Existen dos tipos principales de requerimientos: ordinarios y especiales.


Los requerimientos ordinarios son notificaciones simples que solicitan información, correcciones o el cumplimiento de una obligación fiscal. Es esencial responder a estos en un plazo mínimo para responder de 15 días calendario (artículo 261 de la Ley 223 de 1995). Ignorarlos puede acarrear sanciones, ya sea por falta de información, falta de declaración o correcciones necesarias.


Es importante recordar que el cumplimiento de los requerimientos no solo es una obligación legal, sino también una medida preventiva contra posibles sanciones futuras. Además, el artículo 632 del Estatuto Tributario establece que es responsabilidad de todo contribuyente conservar la documentación contable por un período mínimo de 5 años. Esta documentación debe estar disponible para la Dian en caso de ser requerida.


Ante la recepción de requerimientos ordinarios de la Dian, la recomendación es responder de manera diligente y completa. Cumplir con estas solicitudes no solo garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales, sino que también evita posibles sanciones y asegura una relación transparente y colaborativa con la autoridad tributaria.


3. Requerimientos especiales de la DIAN.


Los requerimientos especiales son actos administrativos cruciales en el ámbito tributario. Este proceso implica la especificación detallada de hechos, pruebas, fundamentos legales, resumen de actuaciones administrativas, consideraciones jurídicas y las sanciones propuestas.


Ante un requerimiento especial, es fundamental responder dentro de un plazo máximo de tres meses. Durante este período se puede objetar la liquidación propuesta por la Dian o aceptarla. Además, es importante proporcionar pruebas que respalden los argumentos a favor del contribuyente.


Responder de manera oportuna y presentar argumentos sólidos respaldados por evidencia adecuada es crucial en este proceso. Si se dejan pasar los tiempos y términos para responder, esto podría acarrear graves problemas que pueden ir desde sanciones económicas onerosas, embargos o inclusive inconvenientes de tipo penal.


¡Que no te engañen!
La DIAN solo manda correos electrónicos a través de las cuentas comunicaciones@dian.gov.co, notificaciones@dian.gov.co y newsletter@informaciondian.dian.gov.co.

Estas son las únicas cuentas autorizadas para enviar comunicaciones a los ciudadanos. Si usted recibe un mensaje de una cuenta diferente, es un mensaje falso.


4. Comunicación sobre procedimientos de fiscalización.


La Dian también puede enviar cartas para notificar a los contribuyentes sobre procesos de fiscalización o auditoría en curso. Estos procesos implican una revisión detallada de las declaraciones de impuestos y los registros financieros para garantizar el cumplimiento normativo.


5. Ingreso a solución gratuita de la Dian.


La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales –DIAN– ofrece un servicio gratuito de facturación electrónica. Para utilizar esta herramienta, la entidad envía al correo electrónico del contribuyente (previamente registrado en el sistema) la información necesaria para acceder a la plataforma gratuita de facturación electrónica.

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6. Token para firma electrónica de declaraciones.


La firma electrónica es un conjunto de datos que posibilita la firma electrónica de documentos, lo que permite identificar de manera inequívoca al firmante dentro de los servicios electrónicos ofrecidos por la Dian. Esta herramienta está disponible para todos los usuarios registrados en el Registro Único Tributario –RUT–.


La firma electrónica resulta esencial para la presentación de declaraciones de impuestos y otras transacciones ante la Dian. Para poder utilizar esta firma, la entidad envía una combinación de caracteres numéricos enviados al correo electrónico del suscriptor del Instrumento de firma electrónica –IFE–, la cual es usada como segundo factor de autenticación.


7. Otras comunicaciones de la Dian.


La administración de impuestos tiene la capacidad de enviar comunicaciones importantes al correo electrónico registrado al RUT del contribuyente. Esto incluye notificaciones relevantes, como la confirmación del proceso de inscripción en el RUT. Una vez completado el trámite de inscripción, el formulario oficial de inscripción en el RUT se envía de manera automática al correo electrónico registrado.

Fuente: Actualícese


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